غالبًا ما يلزم أن يمتد سير العمل إلى ما هو أبعد من مصنع المطبعة، من ناحية إقامة اتصالات مع العملاء والموردين المحتملين للمواد والخدمات اللوجستية للإنتاج والنقل. وعلى نحو متزايد، أثبت تطوير البرمجيات المخصصة أنه المفتاح لتحقيق ذلك، حيث لا يوجد حل واحد يناسب الجميع يناسب الاحتياجات الفريدة لكل شركة.
كما أن كل عمل يختلف عن الآخر، يمكنك استخدام مجموعة من الأدوات والأساليب لتخصيص سير العمل الخاص بك لكل عمل. الأول هو توفير واجهة "مكون إضافي" للأطراف الخارجية، سواء العملاء أو الموردين، للاتصال بأي بيانات أو خيارات تحكم تريد منحها لهم. وعلى الجانب الآخر، يمكنك بناء سير عمل مخصص كامل يتكامل مع عملائك و/أو الموردين لحل تحديات الإنتاج والخدمات اللوجستية المحددة، وتوسيع نطاق الخدمات بشكل فعال إلى ما هو أبعد من الطباعة، وجعل العملاء أكثر "التصاقًا". ونقدم هنا أمثلة على كليهما.
API يفتح الأبواب
إحدى الطرق لتزويد العملاء بالاتصال بأنظمة الإنتاج الآلية الحالية هي من خلال واجهات برمجة التطبيقات. يشير الاختصار إلى واجهة برمجة التطبيقات (Aapplications Programming Interface)، وهي طريقة يستخدمها نظام برمجي واحد للتواصل أو حتى التحكم فيها بواسطة نظام برمجي آخر، وهي مجموعة من القواعد المقننة والمنشورة لاستدعاء العمليات. قد يتضمن نطاق هذه العمليات تبادل البيانات (تحميل ملفات فنية أو تغذية حالة المهمة) لبدء عملية إنتاج محددة عند استيفاء شروط معينة، مثل الفحص المسبق للمهام وإرسالها إلى قائمة انتظار الطباعة.
أحد الأمثلة العملية هو Soloflo، وهي واجهة برمجة التطبيقات التي أطلقتها Solopress في صيف عام 2023 استجابة لطلبات العملاء. تشرح جيل بيكلز، كبير مطوري البرامج وذكاء الأعمال في Solopress: "تمتلك هذه الشركات نظام معلومات الإدارة الخاص بها وغالبًا ما يكون لديها أيضًا مطورين، مما يعني أنه يمكنهم إرسال الطلبات دون استخدام موقعنا الإلكتروني، الأمر الذي يتطلب إدخالًا يدويًا؛ حيث يواجه العملاء التجاريون عبء عمل أكبر، لذلك وتبسيط هذه العملية هو استثمار جيد.
تسمح واجهة برمجة التطبيقات (API) بالوصول إلى نظام Solopress لطلب البيانات أو إرسالها ضمن المعلمات التي تحددها Solopress. وأضافت السيدة بيكلز: "الأمر متروك للعملاء للاستفادة منه، وفي المعرض المطبوع، اعترف البعض صراحة أنهم كانوا يستخدمونه فقط لمطابقة الأسعار عن طريق خفض سعر مواصفات وظيفة معينة، ومن الواضح أننا نأمل أن معظم الناس سيفعلون ذلك". استخدمه لنشر الطلبات."
تسمح واجهة برمجة التطبيقات (API) بتدفق البيانات في الاتجاهين، حتى يتمكن المستخدمون من جمع سمات المنتج، أو العثور على الأسعار، أو إرسال الطلبات مع مسودات التصميم. عند إرسال طلب، يتلقى العميل رقم وظيفة يمكن استخدامه لتتبع التقدم المحرز في وظيفته، بما في ذلك معلومات تتبع ما بعد الشحن. سيضيف الإصدار القادم من واجهة برمجة التطبيقات (API) القدرة على إرسال عناوين URL حتى يتمكن Solopress من "الإرسال مرة أخرى" إلى نظام العميل دون إجراء المزيد من المكالمات. بالإضافة إلى توفير الوثائق الخاصة بتنسيق استدعاء واجهة برمجة التطبيقات (API)، والتحقق من الصحة عند إجراء استدعاء واجهة برمجة التطبيقات (API)، وسلوك النظام المتوقع عند إجراء الاتصال، يقول بيكلز إن Solopress ستبذل كل ما في وسعها للمساعدة.
سير العمل المخصص تحسين العمليات
ستيفن أوستن هي شركة تأسست 255-عامًا وتخصصت في تقديم خدمات الطباعة الآمنة واستيفاء أوراق الاختبار والتوزيع لمؤسسات التعليم العالي والمستمر على مدار السبعين عامًا الماضية. وفي عام 2018، أطلقت مشروعًا كبيرًا مع كلية لندن الجامعية (UCL) يهدف إلى تبسيط إنتاج وتوزيع أوراق الامتحانات خلال فترة مايو/يونيو المزدحمة.
في السابق، كان هذا يشمل الطابعات التجارية التي تقوم بما أسماه رئيس المبيعات في المملكة المتحدة ستيفن أوستن إليزابيث باورمان "عمل النسخ القياسي"، وهو ربط الورق بإبرة وخيط في الزاوية اليسرى العليا، ووضع علامة على الصندوق وتعبئته حسب النوع وتسليمه. لا يمكن تتبع المحتوى الذي تم إرساله إلى الصحافة أو طباعته أو إعادته إلى UCL، وهناك مشكلات أمنية محتملة تتعلق بالتسليم. Ucl حريصة على معالجة كل هذه القضايا.
كان لدى ستيفن أوستن فريق تطوير داخلي خاص به وقام بتعيين كبار المطورين للعمل مع UCL لإعادة رسم العملية. ومن الواضح أن نموذج سير العمل الجديد لا يتناسب مع العمليات الحالية وأن هناك حاجة إلى عملية انتقالية لتوفير المزيد من طرق العمل.
يضم قسم الاختبارات في UCL فريقًا أساسيًا مكونًا من ستة أشخاص، يمكن لأي منهم تحميل مستندات التصميم، وتشمل المشكلات الرئيسية كيف يجب أن توفر UCL مستندات التصميم، وكيف يجب تعيين الأسماء/المراجع الوظيفية للاستخدام في سير العمل الداخلي لستيفن أوستن، وكيف ينبغي لهم ذلك يستخدم. كان هناك خلاف بين برنامج الشركة Prism MIS (الآن Pace) وبرنامج التركيب والتصنيع PlanetPress، اللذين كانا نظامين منفصلين في ذلك الوقت.
تضمن الحل عملاً مخصصًا داخل ستيفن أوستن، وربط الأنظمة ببعضها البعض وببوابة موجودة يمكن من خلالها تحميل ملفات التصميم. تم إرسال جدول امتحانات UCL مع تعيين معرف فريد لكل سطر لورقة الاختبار ومهمة الطباعة، ويستخدم موظفو UCL الرقم الموجود في اسم ملف العمل الفني بحيث يمكن مطابقة ملفات التصميم الواردة ضمن نظام المعلومات الإدارية. تتحقق عملية التحقق التلقائي من تطابق اسم ملف العمل الفني مع المعرف الفريد وتضع علامة على أي شيء لا يتطابق مع خدمة العملاء.
يتم الحفاظ على أمان ملف التصميم عن طريق التشفير في وقت التحميل ولا يتم فك تشفيره إلا عند إرساله من شبكة خارجية. تتم الطباعة على مطابع Canon وOsi. يقدم قسم خدمة العملاء تقارير العملاء التي تتضمن المعالم الرئيسية. كان لتنفيذ المشروع تأثير كبير على UCL. أحد جوانب هذا هو توفير "حزم التكيف". هذه عبارة عن حزم اختبارات منقحة لطلاب SEN، الذين قد يتم منحهم وقتًا إضافيًا لإكمال الورقة أو يُسمح لهم بإجراء الاختبار بمفردهم في الغرفة، بالإضافة إلى التغييرات الخاصة بالطباعة مثل لون الورق ونمط الخط وحجمه لاستيعابه الإعاقات البصرية.
يتم تعبئة الأوراق حسب جدول الامتحانات الصباحية والمسائية، وبكميات دقيقة لاستيعاب تخصيص المقاعد في مساحة مركز إكسل، حيث تعقد امتحانات كلية لندن الجامعية. وهذا يبسط إلى حد كبير مهمة المراقب في إعداد الغرفة، خاصة بين جلسات الصباح وبعد الظهر. وقالت جوان مورس، رئيسة قسم الامتحانات في جامعة كوليدج لندن (UCL) آنذاك، إن "هذا سمح لنا بتحديث العملية بشكل كامل، مما وفر موارد كبيرة وقلل من الأخطاء"، مشيرة إلى أن الجزء من العمل يتعلق بتعديل الاختبار وحده وفر حوالي 30% من استثمار الموارد.
وقال بورمان إن كلية لندن الجامعية نفذت هذا بالفعل مرتين، حيث تم إجراء جميع الاختبارات عبر الإنترنت خلال جائحة فيروس كورونا. تم إرجاع تجربة التكرار الأول إلى تطوير التكرار الثاني. امتحان 2023 هو العام الثاني الذي يعمل فيه النظام "الجديد" بكامل طاقته، ومن المتوقع حدوث المزيد من التطورات مع توفر التكنولوجيا الجديدة.
وتؤكد أن النموذج الذي تم تطويره لـ UCL هو نموذج محمول بطبيعته، ولكنها تشير إلى أن العملاء الأفراد سيكون لديهم احتياجات وطرق مختلفة للقيام بالأشياء. "يمكننا توفير المهارات والحلول للمشكلات التي قد لا يدرك العملاء المحتملون وجودها." وأضافت أن مجرد إضافة ميزات الأمان قد يكون كافيًا لبعض الأشخاص، على الرغم من وجود بعض المقاومة للتغيير من العملاء المحتملين. ويرجع ذلك جزئيًا إلى العمليات والعقليات الراسخة، ولكنه أيضًا يرجع إلى التكلفة العالية للفشل المحتمل والدعاية السلبية المرتبطة به.
